Cockpit d'une agence immobilière
Trésorerie, ventes signées et commissions au même endroit, à la place de tableurs rapprochés à la main chaque mois.
Écrans
Interface réelle. Données fictives ou anonymisées. Nom du client confidentiel.
Contexte
Une agence immobilière dont le chiffre d'affaires est versé sous forme de commissions partagées entre plusieurs intervenants.
Le problème
La trésorerie, les ventes signées et les commissions étaient rapprochées à la main dans des tableurs chaque mois. Personne ne connaissait la trésorerie réelle en cours de mois.
La contrainte
Deux banques, plusieurs devises et une commission partagée entre cinq intervenants au plus, rapprochées à la main dans des tableurs chaque mois.
Ce que nous avons construit
- Un tableau de bord de direction : trésorerie disponible, prévision à fin de mois, chiffre d'affaires encaissé, commissions à payer, trajectoire de trésorerie et chiffre d'affaires par agent
- Une fiche de vente : la répartition de la commission calculée automatiquement (apporteur, agent mandataire, co-agent, assistant, marge de l'agence), les factures rapprochées de la banque, la progression de l'agent dans son palier et un journal d'audit
- Une vue agent sur mobile : un score hebdomadaire d'activité commerciale sur 100, avec un plafond par activité et une prime soumise à validation
Comment ça marche
Les relevés bancaires de deux banques sont importés en CSV. Le compte est détecté à partir du fichier, des règles de catégorisation s'appliquent et les montants sont convertis à taux datés. La répartition de la commission de chaque vente est calculée automatiquement et les factures sont rapprochées de la banque. Un export Excel mensuel des commissions nettes part vers le prestataire de paie, et un export des paiements fournisseurs vers la comptabilité.
Ce qui a changé
La direction voit en cours de mois la trésorerie disponible, la prévision à fin de mois et les commissions à payer, au lieu d'attendre un rapprochement manuel.
Pour aller plus loin
- Le Business Cockpit
- ConceptionComment se déroule un projet : cadrage, construction par itérations courtes, un système en production.
- ExploitationCe qui se passe après la mise en production : hébergement, supervision, corrections et évolutions.
Autres systèmes que nous avons construits.
19 systèmes dans l'hôtellerie, l'industrie et les services.
CRM de rapprochement acquéreurs
Chaque nouveau bien est rapproché des bons acquéreurs le jour même, avec un score qui s'explique et une liste de relances quotidienne.
Contrainte. Le logiciel de transaction de l'agence reste la source des biens, des mandats et des acquéreurs.
Devis qui se signent en ligne
Chaque devis devient une proposition en ligne que le client peut signer. L'équipe voit qui l'a vraiment lue, et le CRM se met à jour tout seul.
Contrainte. Les devis partaient en pièce jointe : impossible de savoir s'ils avaient été lus.
Cockpit de rentabilité d'une agence
Marge par client, cadence de production et validations client dans un seul outil, à la place de tableurs et de fils de discussion.
Contrainte. La marge vivait dans des tableurs, les validations client dans des fils de discussion.