Cockpit des contrats fournisseurs
Chaque contrat fournisseur, date de renouvellement et délai de préavis au même endroit, avec escalade avant toute échéance.
Écrans
Interface réelle. Données fictives ou anonymisées. Nom du client confidentiel.
Contexte
Les équipes achats et direction d'un groupe hôtelier, qui gèrent des contrats fournisseurs aux échéances différentes.
Le problème
Les contrats fournisseurs, les dates de renouvellement et les délais de préavis vivaient dans des dossiers et dans la tête des équipes. Une fenêtre de renouvellement pouvait se refermer sans que personne ne s'en aperçoive.
La contrainte
Contrats, dates de renouvellement et préavis étaient dispersés dans des dossiers, sans rien pour prévenir quelqu'un avant la fermeture d'une fenêtre.
Ce que nous avons construit
- Un cockpit du portefeuille : engagements, contrats à renouveler, dépenses annuelles par catégorie et registre complet
- Une fiche contrat : avancement de la durée, grille de prix par période, historique des avenants, évaluations du fournisseur, documents indexés et notes de stratégie de renouvellement
- Des alertes progressives avant l'expiration d'un préavis, sur poste de travail et sur mobile
- Les accords téléversés sont indexés, leur contenu est donc consultable par recherche
Comment ça marche
Chaque contrat est saisi une fois avec sa durée, sa grille de prix et ses avenants. Les accords téléversés sont indexés pour que leur contenu soit consultable. Des alertes montent en gravité avant l'échéance d'un préavis, sur poste de travail et sur mobile.
Ce qui a changé
Tous les contrats et tous les préavis sont dans un même registre, et une fenêtre de renouvellement ne peut plus se refermer sans que personne ne le voie.
Pour aller plus loin
- Hôtellerie : data et automatisation
- Applications métier sur mesure
- ConceptionComment se déroule un projet : cadrage, construction par itérations courtes, un système en production.
- ExploitationCe qui se passe après la mise en production : hébergement, supervision, corrections et évolutions.
Autres systèmes que nous avons construits.
19 systèmes dans l'hôtellerie, l'industrie et les services.
Cockpit de revenue d'un groupe de resorts
Le PMS n'a pas d'API : l'équipe reconstituait ses indicateurs à la main chaque matin. Les rapports se chargent désormais avant 9 h.
Contrainte. Opera n'expose aucune API : les rapports programmés par e-mail sont la seule source fiable.
Cockpit d'un groupe d'hôtels urbains
Chaque matin, la direction sait où le mois va atterrir par rapport au budget, à partir de chiffres rapprochés avec la comptabilité.
Contrainte. Chaque hôtel rendait compte à son rythme, les chiffres du groupe étaient assemblés après coup.
Pilotage des stop sales
Les fermetures par type de chambre, canal et date dans une seule grille, chaque modification journalisée et envoyée automatiquement aux partenaires.
Contrainte. Une fermeture doit atteindre chaque canal et chaque partenaire, et chaque changement doit être tracé.